FINNBAKELS OY:N MARKKINOINTIVIESTINTÄÄ KÄSITTELEVÄ TIETOSUOJA- JA REKISTERISELOSTE 31.3.2023

 

Rekisterinpitäjä

Finnbakels Oy
Koivunoksa 15, 04200 Kerava
puhelin: 010 429 9700
Y-tunnus 0596824-8
Kotipaikka: Kerava

Rekisteriasioista vastaava henkilö

Tommi Leander
etunimi.sukunimi(at)finnbakels.fi
puhelin: 010 429 9700

Rekisterin nimi

Finnbakels Oy:n markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Finnbakels Oy:n käyttää henkilötietoja uutiskirjeiden ja muiden markkinointiviestien lähettämiseen, asiakasviestintään sekä verkkoanalytiikkaan liittyvään kohdennettuun mainontaan Finnbakels Oy:n kanavissa ja muilla verkkoalustoilla Finnbakels Oy:n asiakkaille, potentiaalisille asiakkaille, sidosryhmille sekä verkkosivuston kautta uutiskirjeen tilanneille henkilöille. Lisäksi kontaktitietoja haetaan yleisistä, julkisista lähteistä kuten yritysten ja yhteisöjen verkkosivuilta ja yritysrekistereistä.

Rekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen, suostumukseen tai oikeutettuun etuun. Uutiskirjeen tilanneiden henkilöiden tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn henkilön suostumukseen. Oikeutettu etu muodostuu tilanteessa, jossa rekisteröity on pyytänyt tarjousta tai kysynyt lisätietoja palveluista, mutta asiakkuussuhdetta ei ole vielä syntynyt; toissijaisesti rekisterinpitäjä pyrkii toimialan vallitsevien käytäntöjen mukaan hankkimaan itselleen uusia asiakkaita tai edistämään liikesuhteitaan.

Tietojen käytöstä sähköisessä markkinoinnissa on säädetty tietoyhteiskuntakaaressa (917/2014). Yrityksen edustajalle voi työsähköpostiin lähettää hänen työhönsä liittyvää sähköistä markkinointia (202§, 203§). Kyse on tällöin yritykselle kohdistetusta markkinoinnista.

Henkilötietojen käsittely perustuu yleisen tietosuoja-asetuksen 6. artiklan 1. kohdan a-alakohtaan eli rekisteröidyn antamaan suostumukseen henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää rekisteröidyn etu- ja sukunimen, tittelin, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen, yrityksen nimen ja osoitetiedot sekä mahdolliset muut tiedot, joita tarvitaan asiakassuhteen ylläpitämisessä sekä tietoja, joita asiakas on itse antanut henkilökohtaisen tai digitaalisen vuorovaikutuksen yhteydessä. Lisäksi tallennetaan yhteydenottolomakkeen täyttäjän IP-osoite sekä lomakkeen täyttöaika (päivämäärä ja kellonaika). Verkkosivuston käyttöön liittyvistä tiedoista tallennetaan rekisteröidyn selaimen palvelimelle lähettämät tekniset tiedot, kuten IP-osoite, sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet, joita tälle sivustolle asettaa Google Analytics -palvelu. (lisätietoa: https://policies.google.com/technologies/types?hl=fi).

Rekisterin suojaus

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot on suojattu asianmukaisesti. Finnbakels Oy:n rekisterin käyttöoikeudet on rajattu organisaation ja markkinoinnin yhteistyökumppanien sisällä. Kun rekisteritietoja säilytetään internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Suojatuille palvelimille on pääsy palvelinten ylläpitäjällä. Tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Henkilötietojen säilytysaika

Asiakas- ja markkinointirekisteristämme poistamme tarpeettomat henkilötiedot sitä mukaa kun meille tulee tieto vanhentuneesta osoitteesta. Uutiskirjeen vastaanottajat pääsevät poistumaan itse listalta uutiskirjeessä olevan poistumislinkin kautta tai laittamalla sähköpostia rekisterinpitäjälle.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietojasi siirretään ja säilytetään Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella alla mainituissa olosuhteissa. Siirrämme tietosi myös ETA:n ulkopuolelle tai kansainväliselle organisaatiolle noudattaaksemme meitä koskevia lakisääteisiä velvoitteita (esimerkiksi oikeuden määräyksen noudattaminen). Jos meitä vaaditaan siirtämään tietoja niin, varmistamme, että asianmukaiset suojatoimet ovat käytössä.

Uutiskirjemarkkinointi

Meille toimittamasi tiedot siirretään ETA:n ulkopuolelle ja tallennetaan kolmannen osapuolen sähköpostimarkkinointipalveluntarjoajamme palvelimille.

Säilytyspaikka: Yhdysvallat. Euroopan komissio ei ole tehnyt riittävyyttä koskevaa päätöstä tästä maasta.

Käytetyt suojatoimenpiteet: kolmannen osapuolen sähköpostimarkkinoinnin tarjoajamme varmistaa, että asianmukaiset suojatoimet ovat käytössä. Pääset heidän tietosuojakäytäntöihinsä heidän verkkosivustonsa kautta.

Tietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän valikoimille sopimuskumppaneille osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Tällöin sopimuskumppani käsittelee tietoja rekisterinpitäjän lukuun. Tietojen käsittelijällä ei ole oikeutta käsitellä siirrettyjä tietoja omaan lukuunsa, omissa henkilörekistereissään. IT-järjestelmien teknisestä toiminnasta johtuen osa rekistereistä sijaitsee ulkoisen organisaation palvelinlaitteistolla, josta tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, poikkeuksena viranomaisten lain tai asetuksen nojalla tekemät tietojen luovutusvaatimukset. Sopimuskumppaneita sitoo salassapitovelvollisuus ja tietosuojasopimus. Tietosuojasopimuksessa sovitaan EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisista asioista Finnbakels Oy:n ja sopimuskumppanin välillä.

Käytämme uutiskirjeiden lähettämiseen Britishbakelsin Impact Mailer-uutiskirjejärjestelmää. Lue kuinka henkilötietojasi käsitellään: https://www.britishbakels.co.uk/privacy-policy/

Evästeet

Eväste (eng. ”cookie”) on pieni tiedosto, jonka verkkoselain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla käyttäjiä voidaan tunnistaa verkossa. Finnbakels Oy:n sivuilla olevat kolmansien osapuolten liitännäispalvelut saattavat tallentaa käyttäjän tunnistamiseen käytettävää tietoa. Käyttäjä voi kytkeä kolmannen osapuolen evästeet pois käytöstä selaimen asetuksista.

Finnbakels Oy:n sivustot käyttävät kolmannen osapuolen tarjoamaa Google Analytics -verkkoanalyysipalvelua, joka yksilöi käyttäjän evästeillä. Google käyttää tätä tietoa koostaakseen verkkosivuston käyttämisestä raportteja, joita Finnbakels Oy käyttää kävijämäärätilastointiin ja palvelun parantamista varten. Evästeillä kerätty käyttäjätieto on anonyymia. Lisätietoja Googlen evästeiden käytöstä voit lukea täältä: https://www.google.com/policies/privacy/partners

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti:

• oikeus tarkistaa ja saada itseään koskevat tiedot,
• oikeus virheellisen tiedon oikaisemiseen,
• oikeus vaatia tietojensa poistamista,
• oikeus vaatia tietojensa käsittelyn rajoittamista,
• oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä (suoramarkkinointia koskien),
• oikeus vaatia tietojensa siirtoa järjestelmästä toiseen tai
• oikeus peruuttaa suostumus.

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan lähettämällä sähköpostitse yksilöidyn pyynnön rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus rekisterinpitäjän suorittamasta henkilötietojen käsittelystä tai rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetulle).